EL PROBLEMA DE LA PRESENCIA

En una época, se creía que estar presente era la clave para facilitar la colaboración en tiempo real con los compañeros de trabajo y los clientes. Que le informen si una persona está en una reunión o atendiendo una llamada es valioso. Pero no es suficiente. "En la mayoría de los casos, la información más importante que se obtiene al estar presentes es saber si las personas han tocado el teclado o el mouse durante los últimos cinco minutos”, escribió el Vicepresidente sénior de Avaya, Brett Shockley, en un documento técnico el año pasado.

Resulta que las mismas tendencias tecnológicas que crearon el beneficio de Big Data (grandes cantidades de datos) también nos maldijeron a nosotros, los trabajadores de la información, con un exceso de datos. Nos convirtieron a todos en acaparadores accidentales, con más correos electrónicos, documentos, conversaciones de mensajería instantánea, correos de voz, etc. que apenas podemos revisar antes de una reunión. El problema es que muchas de nuestras reuniones empiezan tarde porque, irónicamente, estamos buscando manualmente nuestros datos para hacer que las reuniones sean más productivas.

Algunos proveedores de colaboración están intentando usar información contextual, como la identidad de una persona, las redes sociales a las que pertenece o su ubicación física, para ahorrarle pasos y hacerlo más productivo. Pero la mayoría de estos esfuerzos fueron poco sistemáticos hasta la fecha. Para ir hasta el final, se necesita más que contexto; se necesita conocimiento.

Entonces, ¿cómo se obtiene información sobre el contexto? Según el Director de Avaya Labs Research, Dr. Venky Krishnaswamy, debe analizar TODA la sabiduría institucional latente ya recopilada y guardada como metadatos por su empresa y, luego, aplicarla para predecir cuatro cosas para usted, el trabajador de la información:

• Con qué Personas es muy probable que interactúe.
• Qué conversaciones son más relevantes para su actividad actual y con quién las tiene.
• Qué información (documentos, correos electrónicos, diapositivas, etc.) son más relevantes para el usuario o el tema que aborda.
• Qué eventos del calendario, pasados y presentes, son significativos para usted.

Es como tener un asistente administrativo súper eficiente que sabe lo que necesita antes que usted. Eso es lo que hace el motor Awareness Engine de Avaya. Desarrollado por los investigadores de Avaya Labs, el Awareness Engine monitorea y analiza constantemente el trabajo que usted hace a fin de predecir y presentar lo que puede necesitar.

"El resultado general es una empresa mucho más inteligente con la posibilidad de lograr un rendimiento altamente amplificado por empleado", dice Krishnaswamy, que trabajó en el Awareness Engine con el investigador de Avaya Labs, Ajita John, y otros.

Imagine que una invitación de calendario aparece en una ventana emergente. Puede hacer clic una vez para unirse a la conferencia ya sea en modo de audio, video o chat en web; acceder a las últimas versiones de los documentos necesarios para la reunión en su correo electrónico, disco rígido o red; y abrirlos en cualquier PC o dispositivo móvil que esté usando. De igual manera, si recibe una llamada telefónica de un compañero de trabajo, el Awareness Engine encontrará y abrirá automáticamente las versiones actuales de los documentos relevantes.

Pongamos como ejemplo que es un abogado que está preparando un caso. El Awareness Engine puede extraer las cadenas de correo electrónico, los informes del caso, la correspondencia e, incluso, las publicaciones en las redes sociales para presentar los antecedentes completos junto con una lista de los colegas que podría consultar para obtener más ayuda. Lo bueno es que todas estas actividades de predicción se hacen sin necesidad de programar nada. Los agentes de software de Awareness Engine solo observan, aprenden y predicen lo que necesita.

El Awareness Engine todavía no se ha integrado a ninguno de los productos de Avaya. Pero lo hará muy pronto. Y cuando llegue esta Era del Contexto, vea cómo se dispara su productividad y la de sus colegas.