La Nueva Forma En Que... Colaboración

Entrevista con el gurú de la colaboración, Evan Rosen

Evan Rosen es consultor de estrategia empresarial y autor del libro The Bounty Effect: 7 Steps to The Culture of Collaborative® and The Culture of Collaboration: Maximizing Time, Talent and Tools to Create Value in the global Economy. Escribe para las principales publicaciones de negocios, así como para el blog The Culture of Collaboration^®.

¿Cómo colaboran la mayoría de las empresas hoy en día?

Muchas empresas fallan a la hora de crear valor ya que no colaboran eficazmente y voy a explicar por qué.

La estructura de la mayoría de organizaciones es prácticamente la misma que existía durante la era industrial. En ese entonces, los conceptos de mando y control parecían ser lo más lógico debido a que las barreras de tiempo y distancia eran considerables. Sin embargo, esta cultura y estructura enfatizan la formalidad, la jerarquía, los silos y recompensan a las personas por competir internamente. En la era industrial, se pensaba que era más eficiente dar órdenes desde las oficinas centrales y pagar a unas cuantas personas por pensar y al resto para llevar a cabo órdenes.

Ahora estamos en la era de la información y por causa de la tecnología las barreras de tiempo y distancias son menos significativas. Tenemos la habilidad tecnológica para interactuar con otros de manera espontánea sin importar el nivel, la función o la región. Podemos crear mucho más valor trabajando en equipo que enviando trabajo a los subordinados o enviando solicitudes para que los de rango superior tomen decisiones. Sin embargo, la estructura de la mayoría de las organizaciones continúa reforzando los conceptos de mando y control. Las personas compiten internamente, acumulan las ideas y la información y la persona con la posición más importante dirige la reunión y toman las decisiones. Los líderes olvidaron aprovechar la experiencia y la perspicacia de las personas de primera línea, ya que recibir opiniones y participación espontánea de las personas sin importar el nivel, la función o la región no es todavía parte de la estructura y cultura de las organizaciones.

Muchas empresas dicen haber adoptado la "colaboración" ya que esta es la palabra de moda. La verdad es que muchas empresas tienen focos de actividad colaborativa pero en general sus estructuras y culturas continúan bajo mando y control.

¿Cuáles son las desventajas de una cultura de mando y control?

Las desventajas de una cultura y estructura de mando y control es que se pierden las oportunidades para maximizar el valor. A diferencia de los trabajadores de la era industrial, en la era de la información cada miembro del equipo es un trabajador del conocimiento, todos tienen algo que aportar en la toma de decisiones y en el mejoramiento de los procesos, productos y servicios. Los avances tecnológicos facilitan la colaboración y la compleja economía mundial y los mercados exigen de un trabajo en equipo.

Les daré un ejemplo de cómo la estructura de mando y control de la era industrial se manifiesta en las organizaciones. El tipo de organigrama que muchas organizaciones usan está basado en el derivado del crecimiento de los ferrocarriles a mitad del siglo 19. El problema con el organigrama tradicional es que no solo nos dice quién reporta a quién, sino que también quién se comunica con quién, creando, debido a su naturaleza lineal, silos. Cuando vemos el organigrama incluso podemos ver tales silos y estos evitan que las organizaciones maximicen la tecnología, incluyendo las comunicaciones unificadas [UC], haciendo corto circuito en la colaboración e inhibiendo el valor de la creación.

Este organigrama tradicional es un vestigio de mando y control de la era industrial, ya obsoleto en esta era de la información. En The Bounty Effect, hablo sobre remplazar el organigrama tradicional con uno nuevo que destaca las interrelaciones y la interdependencia, y esto es solo un elemento para adoptar una cultura y estructura de colaboración.

¿Hasta qué grado la cultura determina las herramientas de colaboración que usan las empresas?

Las herramientas y las tecnologías se extienden y mejoran la colaboración pero en muy pocas ocasiones crean colaboración sin la cultura y estructura apropiadas. Tomemos como ejemplo las UC, las cuales permiten que los miembros del equipo se conecten de manera espontánea mediante video, voz y mensajería instantánea. Estas capacidades son menos efectivas en una cultura que adopta la formalidad y la jerarquía y en la cual se espera que los miembros pasen por ciertos canales. En contraste, las UC pueden crear un valor increíble cuando la cultura y la estructura organizacional animan a que los miembros del equipo interactúen entre sí, tomen decisiones juntos y mejoren los procesos, productos y servicios en equipo, independiente del nivel, la función y la región.

¿Cuáles son los efectos perjudiciales para una empresa que todavía depende en gran parte del correo electrónico para sus comunicaciones y colaboración?

El filósofo griego Sócrates creía que el camino hacia la verdad era el diálogo. Rechazó la escritura debido a que, muy literalmente en la antigua Atenas, las ideas se grababan en piedra o cera, lo cual significaba el fin de su proceso de desarrollo. El correo electrónico es el equivalente moderno a grabar ideas en piedra. Dadas las opciones, Sócrates hubiera hallado mayor veracidad usando herramientas en tiempo real en lugar del correo.

Esta es básicamente una versión actualizada del viejo memorando. En organizaciones de mando y control, las personas envían un correo y esperan por la respuesta. Este es generalmente un reporte o una solicitud para tomar una decisión, sin embargo, no hay diálogo en tiempo real, así que Sócrates no habría encontrado la verdad en el correo.

Una verdad para las empresas que hoy toman decisiones es que la información debe ser exacta y es dinámica, no está grabada en piedra. A medida que el mercado obliga al cambio, lo que se considera información exacta puede también cambiar en cuestión de unas horas. Por lo tanto, al adoptar una estructura colaborativa las organizaciones favorecen la colaboración en tiempo real por encima del enfoque de trabajo e interacción. Ellos necesitan un dálogo en tiempo real a fin de lograr la verdad más rápido y tomar decisiones mejores y más agiles.

Generalmente las empresas de tecnología son las primeras en adoptar nuevas formas de tecnologías de colaboración. ¿Cuán colaborativas son?

Depende de la cultura y la estructura de cada empresa de tecnología. Algunas empresas creen que al usar las redes sociales automáticamente están colaborando más. Defino la colaboración como un trabajo en equipo para crear valor, al mismo tiempo que se comparte espacio físico o virtual. Y es muy posible usar las herramientas de colaboración sin crear ningún valor.

Las empresas de tecnología son muy buenas en adoptar tecnologías. Pero muchas de ellas tienen el mismo problema que enfrentan empresas de otras industrias: Su estructura organizativa les impide usar la tecnología para maximizar su potencial de colaboración. Cuando se trata de colaboración, las organizaciones más evolucionadas son las que adoptan una cultura y estructura colaborativa y luego adaptan las herramientas de colaboración en sus estilos de trabajo.

¿Cuál es el mayor cambio que está ocurriendo hoy y por qué está sucediendo?

El mercado y la economía actual son muy complejos. La mayoría de los negocios enfrenta circunstancias exigentes, las cuales requieren de acción inmediata. Estas incluyen las fuerzas disruptivas del mercado, nuevos competidores, recesiones en ciertas regiones, ataques terroristas, desastres naturales y ciclos de altibajos. Estas circunstancias exigentes presentan oportunidades para remplazar estructuras organizativas obsoletas y culturas diseñadas para la era industrial con las inmensamente valiosas estructuras organizativas de la era de la información, basadas en la colaboración.

Puede que esté familiarizado con el Motín del Bounty; tal vez leyó el libro o vio una de las tres películas, todo lo cual está basado en una historia de la vida real. El motín fue una circunstancia exigente que obligo al capitán William Bligh a cambiar la cultura y estructura de su organización de mando y control a una de colaboración. Este cambio fue esencial para sobrevivir.

Este "Bounty Effect" proporciona una oportunidad para cada organización. En la compleja economía mundial y los mercados de la actualidad, las organizaciones que quieren sobrevivir y prosperar deben adoptar estructuras y culturas de colaboración.

En su libro, The Bounty Effect, usted destaca siete pasos para crear una cultura de colaboración. ¿Cuáles son?

Los siete pasos son "planeación, personas, principios, prácticas, procesos, planeta y pago".

¿Cuáles pasos son los más importantes? ¿Cuáles son los que más se pasan por alto?

Los pasos fundamentales son principios, prácticas y procesos; en mi libro me refiero a estos como la "zona clave de cambio", donde ocurre gran parte del cambio estructural. Los principios dan lugar a las prácticas, las que a su vez llevan a los procesos.

En cuando a qué pasos pasan por alto las empresas, yo diría que todos.

¿Cuáles empresas están haciendo la transformación correctamente?

Muchas empresas están aplicando correctamente aspectos de la colaboración. The Bounty Effect incluye perfiles de cómo algunas organizaciones, incluyendo Boeing, Ford Motor Company, Patagonia y otras, han adoptado elementos claves de la cultura y estructura de colaboración.

Por ejemplo, Boeing derribó barreras a fin de que los ingenieros y los trabajadores de producción puedan colaborar. Ford colabora con competidores. Patagonia colabora con los proveedores a fin proporcionar transparencia a los clientes. Pero cada empresa tiene el mismo desafío: adoptar una cultura completa y una estructura de colaboración.

¿Cómo deberían aplicarse mejor las nuevas tecnologías de colaboración?

El video es fundamental para extender y mejorar la colaboración. Entre las organizaciones que conozco, casi todas aquellas que van evolucionando desde un punto de vista de colaboración, han integrado las video conferencias y la telepresencia en el estilo de trabajo. Pero una cosa es usar las video conferencias para reuniones, en las que no hay nada especial en cuanto a colaboración, y otra completamente diferente es integrar video y UC en la manera que las personas trabajan a fin de que se conecten a gusto y de manera espontánea para innovar procesos y crear, de forma colaborativa, productos y servicios.

Conozca más: thecultureofcollaboration.com