A Nova Forma Em Que… Colaboramos

Perguntas e Respostas com o gurú da colaboração Evan Rosen

Evan Rosen é um consultor de estratégia empresarial e autor dos livros “The Bounty Effect: 7 Steps to The Culture of Collaboration^®” e “The Culture of Collaboration: Maximizing Time, Talent and Tools to Create Value in the Global Economy”. Ele escreve para as principais publicações de negócios e para o blog The Culture of Collaboration^®.

Como a maioria das empresas colaboram hoje?

Muitas empresas falham na hora de gerar valor porque elas não colaboram de forma eficaz. Explico o porquê:

A estrutura da maioria das organizações é praticamente a mesma que existia durante a era industrial. Naquela época, o comando e o controle pareciam fazer mais sentido, porque as barreiras de tempo e distância eram consideráveis. A estrutura e cultura de controle e comando enfatizam a formalidade, a hierarquia e as divisões, recompensando às pessoas por competir internamente. Na era industrial, parecia mais eficiente enviar as ordens da matriz, pagar algumas pessoas para pensar e deixar o restante para simplesmente cumprir as ordens.

Agora estamos na era da informação e a tecnologia tornou as barreiras de tempo e distância menos significativas. Temos a capacidade tecnológica para interatuar de forma espontânea com os outros, independentemente do nível, função ou região. Podemos criar muito mais valor atuando em equipe do que enviando trabalho aos subordinados ou solicitações para a tomada de decisões dos superiores. No entanto, a estrutura da maioria das organizações ainda reforça o comando e o controle. As pessoas competem internamente e acumulam ideias e informações. Aquele com o cargo mais importante conduz as reuniões e toma as decisões. Os líderes se esquecem de explorar o conhecimento e insights do pessoal da linha de frente, já que receber opiniões nas decisões e uma participação espontânea das pessoas, independentemente do nível, função ou região, ainda não é parte da estrutura e cultura organizacional.

Muitas empresas dizem ter adotado a colaboração porque o termo tornou-se um jargão da indústria. A realidade é que muitas empresas têm alguns pontos de atividade colaborativos, porém, as suas estruturas e culturas em geral continuam sendo o comando e o controle.

Quais são as desvantagens de uma cultura de comando e controle?

As desvantagens da estrutura e cultura de comando e controle são a perda de oportunidades para maximizar o valor. Ao contrário dos trabalhadores na era industrial, cada membro da equipe é um trabalhador com conhecimento na era da informação. Todo mundo tem algo a contribuir na tomada de decisões e na melhoria de processos, produtos e serviços. Os avanços tecnológicos fizeram com que contribuir de forma colaborativa seja muito mais fácil, e no complexo mercado e economia globais de hoje, precisamos da colaboração de todos.

Vou lhe dar um exemplo de como a estrutura de comando e controle da era industrial ainda se manifesta nas organizações. O tipo de organograma que a maioria das organizações usa é baseado naquele que surgiu no crescimento das ferrovias, em meados do século 19. O problema com o organograma tradicional é que ele não só nos informa quem reporta a quem, mas também, quem pode se comunicar com quem. A natureza linear do organograma cria divisões e, se repararmos nele, podemos até mesmo enxergá-las. As divisões evitam que as organizações maximizem o uso da tecnologia, incluindo as comunicações unificadas [UC], criam um curto-circuito na colaboração e inibem a geração de valor.

O organograma tradicional é um resquício do comando e controle da era industrial que é obsoleto na era da informação. No meu livro The Bounty Effect, eu falo sobre a substituição do organograma tradicional, com um novo tipo de organograma que enfatiza a inter-relação e interdependência. Substituir o organograma é um passo no caminho da adoção de uma estrutura e cultura de colaboração.

O quanto da cultura é determinado pelas ferramentas de colaboração que as empresas utilizam?

As ferramentas e tecnologias prolongam e melhoram a colaboração, mas elas raramente criam um ambiente colaborativo, sem a estrutura e a cultura certas. Vamos tomar a UC como exemplo. A UC permite aos membros da equipe se conectarem espontaneamente através de vídeo, voz e mensagens instantâneas. Esses recursos são menos eficazes em uma cultura que abraça a formalidade e hierarquia onde se espera que os membros da equipe passem por canais. Em contraste, a UC pode gerar um valor incrível quando a cultura e estrutura organizacional incentiva os membros da equipe a colaborar com o outro, tomar decisões em conjunto e melhorar os processos, produtos e serviços, independentemente do nível, função ou região.

Quais são os efeitos nocivos para uma empresa onde a comunicação e a colaboração ainda dependem muito do e-mail?

Sócrates acreditava que o caminho da verdade é através do diálogo. Sócrates se negou a escrever, porque, na antiga Atenas, isso significava, que as ideias seriam gravadas em pedra ou em cera e, consequentemente, o processo de desenvolvimento dessas ideias estaria morto. O e-mail é a pedra onde as ideias são gravadas na atualidade. Se tivesse escolha, Sócrates teria encontrado muito mais verdade na utilização de ferramentas em tempo real, do que no e-mail.

O e-mail é, essencialmente, uma versão atualizada do antigo memorando. Nas organizações com estrutura de comando e controle, as pessoas enviam um e-mail e esperam por uma resposta. Um e-mail geralmente é um relatório ou uma solicitação para tomar uma decisão. Não há diálogo em tempo real no e-mail, logo Sócrates teria encontrado pouca verdade no e-mail.

Uma forma da verdade para que as empresas tomem decisões nos dias de hoje é a informação exata. A informação precisa é dinâmica. Já que as forças do mercado mudam, às vezes de uma hora para outra, o que pode ser considerado informação precisa, também pode mudar. Portanto, as organizações que adotam uma estrutura colaborativa favorecem a colaboração em tempo real. Elas exigem o diálogo em tempo real, porque este atinge a verdade mais rapidamente e permite decisões mais ágeis e melhores.

As empresas de tecnologia são, muitas vezes, as primeiras em adotar novas formas de tecnologia de colaboração. O quanto elas são mais colaborativas?

Depende da estrutura e cultura de cada empresa de tecnologia. Algumas empresas acreditam que, usando as redes sociais, elas são automaticamente mais colaborativas. Defino a colaboração como trabalhar em conjunto para gerar valor, seja dividindo espaço virtual ou físico. É perfeitamente possível usar ferramentas de colaboração, sem gerar qualquer valor.

As empresas de tecnologia são muito boas em adotar a tecnologia. Mas muitas delas enfrentam o mesmo problema que as empresas de outros setores: a sua estrutura organizacional as impede de usar a tecnologia para maximizar o potencial da colaboração. Quando se trata de colaboração, as organizações mais evoluídas são aquelas que adotam uma estrutura e cultura colaborativa, para em seguida, ajustar as ferramentas de colaboração para os diferentes estilos de trabalho.

Qual é a grande mudança que você esta enxergando hoje, e por que ela está acontecendo?

O mercado e a economia atuais são complexos demais para avançarem sozinhos. A maioria das empresas enfrentam circunstâncias exigentes, que são aquelas que requerem ação imediata. Estas incluem forças destrutivas do mercado, novos concorrentes, lentidão regional, ataques terroristas, desastres naturais e ciclos de altos e baixos. Circunstancias exigentes são oportunidades para substituir estruturas e culturas organizacionais obsoletas, projetadas para a era industrial, pelas estruturas organizacionais da era da informação, que são muito mais valiosas e baseadas na colaboração.

Você pode estar familiarizado com o livro Mutiny on the Bounty (O Grande Motim), talvez já o leu ou assistiu um dos três filmes, todos os quais são baseados em uma história real. O motim foi uma circunstância exigente que obrigou ao capitão William Bligh a mudar a estrutura e a cultura da sua organização, de comando e controle para uma estrutura colaborativa. Alterar a estrutura e a cultura foi essencial para a sobrevivência da empresa.

Em seu livro The Bounty Effect, você traça sete passos para criar uma cultura de colaboração. Quais são?

Os sete passos são: “Planejamento, Pessoas, Princípios, Práticas, Processos, Planeta e Payoff”.

Quais são os passos mais cruciais? E quais os esquecidos com mais frequência?

Os passos mais importantes são os Princípios, Práticas e Processos; no meu livro eu me refiro a estes como "a principal zona de mudança", onde grande parte da mudança estrutural ocorre. Os Princípios dão origem às Práticas que, por sua vez, conduzem aos Processos. No que diz respeito aos passos que as empresas ignoram na maioria das vezes, eu diria que todos eles.

Quais empresas estão realizando bem essa transformação?

Várias empresas estão realizando bem alguns aspectos da colaboração. The Bounty Effect inclui perfis de como algumas organizações, como a Boeing, a Ford Motor Company e a Patagonia, entre outras, têm adotado elementos-chave da estrutura e cultura colaborativa.

Por exemplo, a Boeing tem quebrado as barreiras para que os engenheiros e os operários possam colaborar. A Ford colabora com os concorrentes. A Patagonia colabora com os fornecedores para oferecer transparência para os clientes. Mas cada empresa tem o mesmo desafio: a adoção de uma estrutura e cultura totalmente colaborativa.

De que forma as novas tecnologias de colaboração deveriam ser melhor aplicadas?

O vídeo é crucial para reforçar e estender a colaboração. Quase todas as organizações com as quais me deparei, que estão evoluindo do ponto de vista da colaboração, têm integrado a videoconferência e a telepresença nos estilos de trabalho. Uma coisa é usar a videoconferência para reuniões, em que não há nada particularmente colaborativo sobre isso. Integrar o vídeo e a UC na forma como as pessoas trabalham, de modo que elas estejam confortáveis ao conectar-se espontaneamente para inovar processos e criar produtos e serviços de forma colaborativa, é algo completamente diferente.

Saiba mais: thecultureofcollaboration.com