É verdade que não há nada como conversas face a face. Elas são para o trabalho colaborativo o que o fermento é para pão: um ingrediente fundamental. Elas também não são o único ingrediente ou ainda o principal, especialmente agora, quando há tantas opções de comunicação. Você se depara com demandas em muitos canais. Você precisa verificar os números do último trimestre com um colega asiático através de uma videoconferência de mesa. Um subordinado direto manda uma IM para você solicitando uma rápida aprovação. Você está atrasado e quer avisar seu administrador. É aí que entra a comunicação passiva.
Como assim, "passiva"?
Primeiro, algumas palavras sobre o que seria passiva aqui: não é comunicação passiva-agressiva. ("Não estou dizendo que seu erro foi a única coisa que custou à empresa milhões de clientes, Bob.") E não é voz passiva. ("Erros foram cometidos", disse Nixon.) Comunicação passiva é qualquer coisa que não seja face a face, como mensagens instantâneas, e-mail e SMS/texto.
Presença adicional
Como grande parte da tecnologia empresarial atual, a IM entrou pela porta dos fundos do mundo corporativo. Ao disparar seus aplicativos de IM de consumo para se comunicar com colegas de trabalho, os funcionários trouxeram um novo benefício para o local de trabalho: a presença. Essa é a habilidade de ver o status de disponibilidade em tempo real dos colegas (o qual se espera ser também sua vontade de conversar). Agora, incorporada às plataformas de UC e colaboração, IM e presença atingiram oficialmente a maioridade.
Muitas vezes criticados como fonte de interrupções que acabam com a produtividade, os métodos de comunicação passiva e de presença têm um lugar legítimo no sistema de qualquer bom local de trabalho. Como Eric Clapton disse: "Está no jeito com que você usa". Abordadas da forma correta, elas podem aumentar a produtividade, pois podem economizar tempo e ajudar você a gerenciar o número e o tipo de estímulos que você deixa entrar em sua vida, que é um dos principais objetivos que o guru de produtividade David Allen explica em seu livro clássico de negócios, Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity(A Arte de Fazer Acontecer – A arte da produtividade sem estresse). O "sistema de gestão de trabalho/vida" que ele descreve é conhecido como Getting Things Done® (GTD®).
Alcançando mais produtividade com UC
Usted puede estar pensando que IM y presencia se han combinado para llegar a ser el distractor más grande y que GTD es la herramienta que intenta desconcentrarlo, quitándole o dejándolo con muy poco control del tiempo desde el momento que aparece en línea. Sí, eso puede ser verdad, pero solo si usted opera en modo de reacción, eso quiere decir, si usted está a toda hora con el estatus de “disponible” aún cuando no lo está; usted para de hacer lo que esté haciendo cada vez que alguien le solicita algo; y espera que su equipo haga lo mismo.
Há outro jeito. Aqui estão algumas dicas para usar a poderosa combinação da IM com a presença a seu favor:
Faça. "Se uma ação levará menos de dois minutos, ela deve ser feita no momento em que é definida", explica Allen. Esta regra do menos que dois minutos é um princípio fundamental do mantra do GTD "Faça, atribua ou adie", e uma combinação perfeita para a dupla em tempo real de IM e presença.
Considere a complexidade. IM é melhor para perguntas ou mensagens rápidas, que levará apenas algumas trocas de informações. Se você precisa debater sobre Filosofia 101, não use a IM. Da mesma forma, se sua rápida pergunta se tornar em algo maior, então mude a conversa para uma comunicação ativa (telefone, chat de vídeo, ou uma reunião), possivelmente em outro momento. Se você estiver usando um aplicativo de UC, trocar de canais é fácil.
Use salas de bate-papo, mas com cautela. Caso precise adicionar mais uma pessoa à sua sessão, use uma sala de chat. No entanto, isso pode ser uma indicação de que novamente você pode precisar de outro meio em que todos possam participar de forma igualitária, como e-mail, telefone, videoconferência, ou apenas um bom e velho encontro face a face.
Deixe algumas saídas no bolso. Se você sentir que está à deriva num mar de conversas, use uma educada saída como seu bote salva-vidas. Tente um "Tenho que ir!" ou "Não posso falar agora. Estou no meio de alguma coisa", ou "Me envie um e-mail que eu te respondo".
Quando você estiver "disponível", esteja disponível. Se for difícil entrar em contato com você (você sabe quem você é), então tornar sua presença conhecida e estar disposto a se envolver com sua equipe pode ajudá-lo a manter as coisas em movimento enquanto você estiver fora do escritório ou reservado em reuniões sucessivas. (Você estava de alguma forma procurando uma distração naquela apresentação de 78 slides, não estava?)
Não se feche com um status de "indisponível". Às vezes, você tem que baixar âncora e terminar algo. Você ou seus subordinados talvez queiram se enfiar em uma tarefa de alta prioridade num canto e não podem sofrer interrupções. Esta é a beleza da comunicação passiva: você pode gerenciar o que permite entrar e quando.
Tag-team. Se sua equipe fornece qualquer tipo de apoio para clientes, parceiros ou colaboradores, você pode integrar a presença com aplicativos de mensagens unificadas que podem localizar automaticamente um recurso disponível para servir de ajuda a qualquer momento — ou fornecer uma mensagem instantânea de resposta automática se todos estiverem ocupados ou for depois do horário de trabalho.
Finalmente, alcançar uma caixa de entrada vazia. Uma das melhores maneiras para esvaziar sua caixa de entrada de e-mails no estilo GTD é canalizar toda a sua comunicação passiva através de outra ferramenta! Estou certo?