O Departamento de Serviços Gerais do Estado da Califórnia (DGS) fornece serviços de negócios e gestão de US$ 1 bilhão por ano para outras agências do estado da Califórnia. Como especialistas financeiros, os 3.600 funcionários da DGS entendem bem como o tempo é igual a dinheiro.
Então, quando o DGS queria atualizar a antiga infraestrutura de comunicação do departamento, a opção foi por uma solução de nuvem privada da Avaya em torno de seus Collaboration Pods de rápida implantação. Collaboration Pods são uma solução de comunicações unificadas (UC) na nuvem privada pronta para o uso que integra as aplicações de comunicações Avaya Aura®, juntamente com o armazenamento pré-configurado da EMC e software de virtualização e gerenciamento da VMware.
A Avaya está capacitando o DGS a implantar "soluções de comunicação e colaboração com boa rentabilidade e economia de tempo. O tempo de quando abríamos a caixa para conseguir sinal de discagem para a mesa era de uma semana", conta Jeffery Funk, CIO da DGS. Além disso, o DGS está recebendo uma infraestrutura de ponta que é segura, rápida e eficiente em termos de energia, acrescenta Funk, e é um elemento essencial para a agência cumprir sua missão.
Não amo os anos 80
Quando Funk chegou ao DGS, em março de 2012, o sistema de comunicação do departamento já tinha várias décadas de uso e estava severamente restringido. As chamadas tinham que ser encaminhadas manualmente. Mensagens de voz podiam levar dias para chegar.
Jeffery Funk, CIO do Departamento de Serviços Gerais da Califórnia
Implementar os Collaboration Pods virtualizados e ágeis permitirá ao DGS desfrutar de uma verdadeira e moderna UC em uma arquitetura de nuvem privada, com um único número para os dispositivos de voz, vídeo e com capacidade móvel dos funcionários.
"Teremos tecnologia de ponta", diz Funk.
Os benefícios não chegam apenas ao DGS, mas também às agências para quem o departamento trabalha. Isto também alcança o Departamento de Gerenciamento de Bens e Frotas do Estado, que gerencia as viagens e os carros usados pelos funcionários. O call center do Departamento, gerenciado pelo DGS, não era tão ágil e rápido quanto desejado, mas sobrecarregado pela tecnologia mais antiga. O novo software de contact center da Avaya ajudará o DGS a responder às chamadas em tempo real, independentemente do seu status de ocupado.
Economia à beça
Durante a avaliação, o DGS analisou seriamente quatro fornecedores. "A Avaya foi a melhor opção para nós", comenta Funk.
O DGS cortou US$ 1 milhão de seu orçamento para 2013 e 2014 e além. Isso é apenas para telefones fixos, de acordo com Funk. Como resultado, o projeto trará seu retorno no primeiro ano após a instalação. E Funk espera colher o ROI "mais e mais à medida que o DGS aprende a maximizar esse tipo de tecnologia".
Grande salto adiante
O DGS também está economizando 30% de sua rede em relação ao seu antigo conjunto, ao mesmo tempo em que desfruta da cortesia de desempenho muito superior da tecnologia de rede do Avaya VENA Fabric Connect. Com base no padrão de Shortest Path Bridging (SPB) da próxima geração, o Fabric Connect acelera o fluxo de tráfego, enquanto reduz o fardo de gerenciamento.
"Se você entender o SPB, isso é uma vitória clara", diz Funk. O Fabric Connect também formará a base para o DGS se tornar um provedor de nuvem privada de serviços de comunicações para outras agências.
O Governador da Califórnia, Jerry Brown, determinou que as agências estatais economizassem energia e usassem recursos verdes sempre que possível. Com funcionalidades como autodesligamento durante períodos ociosos, os Collaboration Pods ajudam o DGS a economizar quantias significativas tanto de energia como de dinheiro.
O que o futuro reserva
UC é o primeiro passo para o DGS. O segundo será a colaboração de vídeo habilitada pelos Pods, perfeita para treinamentos e outras reuniões virtuais rentáveis, cita Funk.
O DGS ainda está experimentando sua nova infraestrutura da Avaya, embora economias substanciais já estejam sendo colhidas, ele acrescenta.
A substituição de seus telefones cria um "retorno fenomenal". Ainda há muito que o DGS pode fazer melhor. "Assim que conhecermos essas peças adicionais, elas fornecerão retornos adicionais", diz Funk.