Es verdad que no hay nada como las conversaciones cara a cara, son al trabajo colaborativo como la levadura lo es al pan: un ingrediente fundamental. Pero tampoco son ni el único ni el principal ingrediente, especialmente ahora, cuando hay muchas opciones de comunicaciones. Usted se enfrenta a peticiones a través de muchos canales. Usted tiene que verificar las cifras del último trimestre con un colega asiático mediante una conferencia de escritorio. Mediante IMs, un subordinado le está pidiendo una aprobación rápida. Usted esta tarde y quiere avisarle a su jefe. Es aquí donde las comunicaciones pasivas entran en la escena.
¿En qué sentido Pasivas?
Primero, algunas palabras sobre pasivo: no son comunicaciones pasivo-agresivas. (“no estoy diciendo que tu error fue lo único que le costó a la empresa millones de clientes, Bob”). Y no es voz pasiva. (“Se cometieron errores”, dijo Nixon). Comunicación pasiva es todo aquello que no es cara a cara, incluyendo IM, correo electrónico y SMS/texto.
Más presencia
Como mucha de las tecnologías empresariales de hoy, IM entro sigilosamente por la puerta de atrás del mundo corporativo. Al poner en marcha las aplicaciones IM de consumerización para comunicarse con compañeros de trabajo, los le dieron un nuevo beneficio al lugar de trabajo: presencia. Esta es la habilidad de ver en tiempo real el estatus de disponibilidad de colegas (lo que se espera que también señale su disposición a conversar). Ahora, incorporado en UC y plataformas de colaboración, IM y presencia oficialmente han madurado.
Generalmente, difamados como asesinos de productividad y los causante de interrupciones, los métodos de comunicación pasivos y de presencia tienen un merecido lugar en cualquier sistema de trabajo apropiado. Como dice Eric Clapton: “es la forma en que lo use”. Unificados de la manera apropiada, pueden aumentar la productividad debido a que ahorran tiempo y le ayudan a gestionar una gran cantidad de números y clases de participaciones que usted deja ingresar en su vida, lo cual es uno de los principales objetivos que, según el gurú de la productividad, David Allen, presenta en su clásico tomo de negocios ORGANíZATE CON EFICACIA: EL ARTE DE LA PRODUCTIVIDAD SIN ESTRÉS. El “sistema de gestión de la vida laboral” que él describe, es conocido como Organízate con Eficacia® (GTD®).
Siendo más productivo con UC
Usted puede estar pensando que IM y presencia se han combinado para llegar a ser el distractor más grande y que GTD es la herramienta que intenta desconcentrarlo, quitándole o dejándolo con muy poco control del tiempo desde el momento que aparece en línea. Sí, eso puede ser verdad, pero solo si usted opera en modo de reacción, eso quiere decir, si usted está a toda hora con el estatus de “disponible” aún cuando no lo está; usted para de hacer lo que esté haciendo cada vez que alguien le solicita algo; y espera que su equipo haga lo mismo.
Sin embargo, existe otra manera. Aquí hay algunos consejos para su beneficio a fin de usar la poderosa combinación de IM con presencia:
Hágalo. “sí una acción toma menos de dos minutos, debería hacerse en ese mismo momento”, dice Allen. Esta regla de menos de dos minutos es un principio fundamental del mantra GTD, “hágalo, deléguelo o pospóngalo” y la pareja perfecta para el dúo de tiempo real de IM y presencia.
Considere la complejidad. IM es mejor para preguntas rápidas o mensajes que solo tendrán unos cuanto intercambios. Sí usted necesita debatir sobre conceptos filosóficos, no use IM. De igual manera, si su pregunta rápida se convirtió en algo más grande, entonces traslade la conversación a una comunicación activa (teléfono, video chat o una reunión), en lo posible, para otro momento. Si usted está usando una aplicación UC, es fácil cambiar canales.
Use salas de chat, pero con precaución. Si necesita invitar a una persona adicional a su sesión, use una sala de chat. Sin embargo, nuevamente, esto puede ser una indicación de que usted está necesitando otro técnica donde todos puedan participar por igual, como por ejemplo, correo, teléfono, video conferencia o como a la manera antigua, la reunión cara a cara.
Tenga preparada algunas frases de despedida. Si usted nota que se le está llevando a la deriva hacia una conversación en alta mar, use una frase de despedida como balsa salvavidas. Intente frases como: “me tengo que ir” o “en este momento no puedo hablar, estoy en medio de algo”, o “por favor envíame un correo y hablaremos de eso”.
Cuando su estado sea “disponible”, esté disponible. Si es difícil contactarlo (usted sabe si lo es), entonces haga que se note su presencia y esté dispuesto a participar con los empleados, esto puede ayudarles a mantener las cosas en movimiento mientras usted está fuera de la oficina u ocupado en reuniones consecutivas. (De todos modos, usted estaba buscando una distracción en la diapositiva 78 de la presentación, ¿cierto?)
No descarte el “no disponible”. Algunas veces, usted tiene que resguardarse y terminar algo. Usted o sus reportes pueden querer ganar un impulso dándole prioridad urgente a una tarea y no puede darse el lujo de ser interrumpido, n ese caso, no estar disponible es una opción. Esto es lo maravilloso de las comunicaciones pasivas: usted puede determinar lo que permite ingresar y cuando puede hacerlo.
Trabaje en equipo. Si su equipo proporciona alguna clase de soporte a clientes, socios o empleados, usted puede integrar presencia con aplicaciones de mensajería unificada que pueden ubicar automáticamente un recurso disponible para ayudarle en un momento dado o brindar un IM de respuesta automática, si todos están ocupados o es después de horas de trabajo.
Por último, consiga una bandeja de entrada vacía. Una de las mejores maneras de tener su bandeja de entrada vacía, al estilo GTD, es el canalizar todas sus comunicaciones pasivas mediante otra herramienta, ¿no es cierto?