El Departamento de servicios generales (DGS) del estado de California, brinda servicios comerciales y de gestión por un valor anual de $ 1.000 millones de dólares para otras agencias del estado de California. Como expertos financieros, los 3.600 empleados de DGS comprenden muy bien que el tiempo es dinero.
Cuando DGS quería actualizar su antigua infraestructura de comunicaciones, escogieron una solución de nube privada de Avaya, basándose en sus paquetes de colaboración de rápida implementación. Los paquetes de colaboración son una solución inmediata de comunicaciones unificadas (UC), de nube privada que incluyen las aplicaciones de comunicaciones de Avaya Aura® junto con almacenamiento precofigurado de EMC y virtualización y software de administración de VMware.
Avaya le está permitiendo a DGS implementar “comunicaciones rentables y soluciones de colaboración de manera eficiente. El tiempo entre el momento en que abrimos la caja y el momento en el que recibimos tono en el teléfono de escritorio fue de una semana”, dice Jeffery Funk, CIO de DGS. Además, DGS está obteniendo una infraestructura de vanguardia que es segura, ágil y con poco consumo de electricidad, dice Funk, eso es un factor clave para que la agencia logre su propósito.
No quiero los ’80s
Cuando Funk llegó a DGS en marzo del 2012, el sistema de comunicaciones del departamento estaba atrasado varias décadas y muy congestionado. Las llamadas tenían que ser reenviadas manualmente y los mensajes de voz podían tomar días en llegar.
Jeffery Funk, CIO del Departamento de servicios generales de California
Implementar los virtualizados y ágiles paquetes de colaboración permitió que DGS disfrutara de una verdadera y moderna arquitectura de UC de nube privada, con un solo número para voz y video de los empleados y servicios móviles habilitados.
“Tenemos una tecnología de vanguardia”, dice Funk.
Los beneficios no solo han sido para DGS, sino también para las agencias a las que sirve. Por ejemplo, la Oficina Estatal de Flotas y Gestión de Recursos, la cual gestiona los viajes y los carros de los empleados. El centro de llamadas de la Oficina, gestionada por DGS, no era tan receptivo y ágil como se querría, debido a la sobrecarga en su antigua tecnología. El nuevo software de Avaya para contact center ayudará a DGS a responder las llamadas en tiempo real, sin importar el nivel de congestión.
Ahorrando en grande
Durante la evaluación, DGS examinó detenidamente a cuatro proveedores. “para nosotros Avaya era el de mejor calidad a un precio óptimo”, dice Funk.
DGS redujo sus gastos presupuestales en US $1 millón para 2013-2014 y de allí en adelante. Y eso solo para líneas fijas, de acuerdo con Funk. Como resultado, este proyecto se pagará por sí mismo en tan solo el primer año después de su instalación. Funk espera incrementar el ROI “una y otra vez a medida que DGS aprende cómo maximizar este tipo de tecnología”.
Un gran salto hacia adelante
DGS también está ahorrando un 30 por ciento en su red de datos en comparación con su equipo anterior, al mismo tiempo que disfruta de un rendimiento superior, cortesía de la tecnología de red de datos de Avaya VENA Fabric Connect, basado en el estándar de nueva generación shortest-path bridging (SPB). Fabric Connect acelera el flujo de tráfico mientras reduce las cargas de gestión.
“Al comprender SPB, usted se da cuenta que es un claro ganador”, dice Funk. Fabric Connect también estableció el fundamento para que DGS llegue a ser un proveedor de servicios de comunicaciones de nube privada a otras agencias.
El gobernador del estado de California, Jerry Brown, ha exigido a las agencias gubernamentales ahorrar electricidad y ser ecológicas siempre que sea posible hacerlo. Con características de apagado automático durante periodos de reposo, los paquetes de colaboración ayudan a DGS a ahorrar una gran cantidad de tanto electricidad como de dinero.
Que nos depara el futuro
“UC es el primer paso para DGS. El segundo será la video colaboración habilitada por los paquetes, perfecta para capacitaciones y otras reuniones virtuales rentables”, dice Funk.
“DGS continúa experimentando con su nueva infraestructura de Avaya, aunque ya ha comenzado a cosechar ahorros sustanciales”, dice Funk.
El remplazo de los teléfonos crea un “retorno fenomenal”. Todavía hay mucho que DGS puede hacer mejor. “Una vez que aprendamos a usar estos elementos adiciones, estos proporcionarán retornos adicionales”, dice Funk.